事務処理は、「正確性」と「スピード」が求められます。
これはワタシの気持ちですが、新人の方にはまず正確性を身に着けてほしいです。
スピードを意識しするのは慣れてきてからでＯＫです。
正確性を確保することは流れ作業では身に着かないため、初めから意識して習慣化するようにしてほしいからです。
ー 正確性 －
注文書の数の「0」が一つ多くてさばききれない量の商品が納品された、型番のアルファベットが誤っていて違う製品が納品された・・・
後で気づいたのではミスをカバーすることが困難です。
どんなに完璧に入力したつもりでも、人間ですからミスはつきものです。
ミスを極限に減らすため効果的なダブルチェックを行うことをおすすめします。
ダブルチェックは、言葉のとおり二重に確認を行うことです。
より確実に行う方法を紹介いたします。
［１］画面上で確認したあと、紙ベースで確認をする。
［２］定規を使用して一行ずつ確認する。
［３］確認した箇所は、シャーペンで薄く「レ」をつけていく。（最後に消す）
［４］第三者である先輩、上司に確認をお願いする。
紙ベースで、と言うのは画面上のチェックではどうしても足りないことがあると感じるからです。
あと目が疲れます。
重要な内容であれば、なおさら紙ベースの確認をおすすめしたいです。
（ワタシがアナログだからでしょうか？）
注文書など、複数行にわたるもので数字や、慣れない製品型番を扱う場合は、一行ずつ定規を当てて１つずつ確認していきましょう。
確認したらうすくチェックをつけて、あとで消せば良いのです。
最初のうちは、先輩や上司が確認すると思います。
もしも確認するから持ってきて、と言われない場合は、自ら確認をお願いしに行きましょう。
「すみません。注文書を作ったのですが、一度内容を確認してもらえないでしょうか？」
と声をかけてみてください。
さっさと送ってしまいたい、次の仕事をして早く帰りたい、と思うかもしれませんが、一旦落ち着いて考えてみましょう。
間違っていたものを取り消したり、後日発覚したミスに対処しようとする方が余計に困難で時間がかかります。
トータルで考えるとダブルチェックによって余分な手間や時間を削減することができるのです。
ー スピード －
事務処理のスピードアップにパソコンの入力を速くすることは外せません。
ブラインドタッチができるようになったら次は「ショートカットキー」を覚えましょう。
マウスに持ち替えて行う操作を、キーボードの入力だけで行えるのが、「ショートカット」です。
キーボードとマウスを持ち替える動作も時間も”ショートカット”できてスピードを上げられます。
方法は簡単です。
「同時に複数のキーを押す」
これで、コンピュータに操作の指示を出します。
そのときによく使うのは「CTRL」、「SHIFT」や「ALT」といったキーです。
順に、コントロール、シフト、アルト（オルト） と読みます。
だいたい２～３個のキーを同時に押します。
例えば、最初に「CTRL」を押しはじめて、後から他のキーを押せばＯＫです。
一瞬でも、同時に押せていれば指示は出ます。
キーを押すタイミングや何秒間押すか、などをぴったり合わせる必要はありません。
まずは、「選択」を覚えましょう。
コピーしたいところ、「選択」する方法です。
操作：「SHIFT」＋「→」
矢印は４種類あります。進みたい方向の矢印を押します。
コピー＆ペースト
上記の手順で選択したところをコピー＆ペーストする方法です。
テキストや画像を「コピー」し、貼り付けしたところに「ペースト＝貼り付け」するショートカットキーです。
手順１．選択：「SHIFT」＋「→」
手順２．コピー：「CTRL」＋「C」
手順３．ペースト：「CTRL」＋「V」
切り取り
テキストや画像を別の場所へ移動するときに使います。
コピーではなく切り取って、別の場所へ貼り付けます。
元の場所にはテキストや画像は残りません。
手順１ 切り取り：「CTRL」＋「X」
手順２ 貼りつけ：「CTRL」＋「V」
１つ前の状態に戻る
エクセルやワードで作業中に操作を誤ったとします。
例えば、誤って画像を消してしまったとき、次にどんな操作が必要だと思いますか？
Ａ．もう一度、画像を挿入する
Ｂ．１つ前の状態に戻る（誤操作をなかったこにする）
→答えは「Ｂ」です。
１つ前の状態に戻り、誤操作をなかったことにします。
操作：「CTRL」＋「Z」
全体の選択
例えば、エクセルのシート全体をまるっと選択したいときに使います。
操作：「CTRL」＋「A」
保存
作業中のエクセルやワード等のデータを保存します。
操作：「CTRL」＋「S」
印刷プレビュー
印刷プレビュー画面を開くことができます。
操作：「CTRL」＋「F2」
シートを移動する（エクセル使用時）
エクセルに複数のシートがあるとき、隣のシートへ移動する方法です。
マウスを操作せずとも、キーボードの操作で、スイスイ隣へ移動していけます。
操作：「CTRL」＋「Page Up」または「Page Down」
エクセルで足し算（ＳＵＭ関数）する
エクセルに入力した数値を足し算したいときに使います。
まずは足し算したいセルを選択します。
手順１．「SHIFT」＋「↓」 で足し算したいセルを選択し、
手順２．「SHIFT」＋「ALT」＋「＝」 で計算結果を出す。
※手順１～２の「SHIFT」は押したままです。
このような便利なショートカットは他にもあります。使いこなせれば作業がスピーディに進んでいきます。