aoko's blog|藍染川オフィス

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Excelで在庫・注文を管理するフォーマット◆中小企業の日常業務にVLOOKUP関数が役立つ

 

販売管理システムを導入する必要があまりない、小規模な管理にはエクセルが便利です。

エクセルには管理や操作の自由度があるだけでなく、新たなシステム導入費用もかかりません。

少しだけエクセルの使い方を覚えることで、他の業務にも役立つはずです。

※解説画像はエクセルではなくGoogleスプレッドシートを使用しました。

 

目次:

 

フォーマットの概要説明

1つのファイルに2シート用意します。

▼シート1「受発注表」

f:id:blue_aoko:20191226134717p:plain

 

▼シート2「商品台帳」

f:id:blue_aoko:20191226134758p:plain

 

上記のとおり、作成するファイルは「商品台帳」と「受発注表」です。

 

◆「受発注表」の役割

日々の商品の動きを「受発注表」で管理します。

商品名や価格の手入力を省くためにVLOOKUP関数が役立ちます。

 

◆「商品台帳」の役割

商品一覧と商品コードを管理します。

VLOOKUP関数は、この商品コードを参照して、商品名や価格を自動入力します。

 

VLOOKUP関数の説明

関数は「エクセルへの作業命令」です。

詳しく見て行きましょう。

 

VLOOKUP関数は、「情報を検索」⇒「抽出する」ことをを命令するものです。

実務としては、「受発注表」に商品コードを入力するだけで、自動的に商品名等が反映される状態になります。

 

管理表作成の流れとしては、

・最初に、「商品台帳」に商品コード・商品名・価格等の基本情報を入力します。

・次に「受発注表」にVLOOKUP関数を入力します。

・「受発注表」に商品コードを入力すると、商品名等の情報を「商品台帳」から抽出することができるようになります。

 

このフォーマットにおける商品台帳受発注表の関係性を図にしました。

f:id:blue_aoko:20191226130706p:plain

 

●「受発注表」の入力例

下図では、受発注表上の品名列E2を選択しています。

セルに表示されているのは「練けし」ですが、入力されているのはVLOOKUP関数です。

f:id:blue_aoko:20191226131151p:plain

 

●受発注表に入力する関数の解説

 

【入力されている文字】

=VLOOKUP(D2,'商品台帳'!$B$2:$J$50,2,FALSE)

 

【関数の意味するところ】

=VLOOKUP ⇒次のとおり情報を検索し表示せよ

D2 ⇒検索キーワードはセルD2に示すとおりNERI0001である

'商品台帳'!$B$2:$J$50 ⇒検索範囲は'商品台帳'のB2~J50とする

2 ⇒そのうち2列目の情報を表示せよ

FALSE ⇒完全一致に一致するキーワードで呼び出せ

 

・検索キーワードはセルD2に示すとおりNERI0001である

f:id:blue_aoko:20191226133548p:plain

 

・検索範囲は'商品台帳'のB2~J50とする

・そのうち2列目の情報を表示せよ

(検索キーワードは'受発注表'D2に示すとおり”NERI0001"である)

f:id:blue_aoko:20191226135902p:plain

 

【補足】

'商品台帳'!$B$2:$J$50」の大元の姿は、「'商品台帳'!B2:J50」です。

違いは「$」マークの有無です。「$」は選択範囲を固定したいときに使います。

選択範囲を固定しますと、関数をコピペした時に範囲がズレません。

 

関数の解説はさまざまサイトがわかりやすく紹介していますので、いろいろ見て、実際に試してみながら少しずつ理解していていければ良いのかなと思います。

 

その他にこのフォーマットでは、フィルタ機能や行固定をすると使いやすくなります。

 

お読みいただきありがとうございました。