先輩めっちゃキーボード打ってるけど質問していいかな・・・
先輩すごい話し込んでるけど電話入ってる、取り次いだ方がいいのかな・・・
働き始めたばかりだと、このようなコミュニケーションの１つ１つに戸惑うことがありませんか？私はとっても迷いました。苦痛でした・・・涙
戸惑いを少しでも減らすことができればと思い、今回も私の経験ベースでお節介なことを書いています。
中小企業は会社も働く人の意識もまだまだアナログです。社内外の連絡や確認をチャットやメールのみで完結するということがあまり浸透していません。
そのため会話のタイミング等、諸々の悩みと迷いが生じています。
もし、お勤め先が比較的若い会社で、メールやチャットのコミュニケーションが浸透しているのでしたら、この記事はお役に立てないと思います。
私の経験談はまだまだアナログな中小企業のお話です。
目次：
先輩や上司に作業的な疑問点を質問をする
基本的にはいつでも大丈夫です。
強いて言えば、キーボードを小気味よくダダダダッと打ちまくっているときは、先輩方が波に乗って仕事をしているかもしれませんので、その手が落ち着いてからが良いかもしれません。
しかしながら、それを待っていると仕事が進まない、というのは時間の無駄です。
話しかけてしまいましょう！
「〇〇さん、すみません。ちょっと××の操作でわからない所があるんですが・・・」
先輩方はきっと、手を止めてくれます。どうしても忙しければ、後で行くと返事をするでしょう。
先輩方次第です、あなたがそこまで配慮しなくても良いです。
先輩や上司にミスやクレームに関する相談をする
タイミングを待ったせいで手遅れになるのはとてもマズイです。いくらでも対処できるうちに速やかに相談することが最も大事です。
少し猶予がある場合は、機嫌が良さそうなタイミングを選びます。参考として私の考えるGOODタイミングとBADタイミングを挙げてみます。
GOOD
・昼休みの前（30分前あたりから）
・昼休みの後（終了から30分後位までが良いかも）
・仕事が上手くいっている様子のとき
・誰かと楽しそうに話していた（その10～20分後位）
BAD
・仕事でトラブルが発生した直後
・何やら電話で謝罪していた直後
・イライラしている、疲れている様子が窺えた直後
・帰る直前
・嫌いな人と話していた直後
気分屋は困りますが、わかりやすい人だと話しかけるタイミングもわかりやすいですね。
※さて一応書いておきますが、気分が悪いからといって当たりちらして良いわけではないのです。例え、あなたの話しかけたタイミングが悪かったとしても、それが怒鳴ったり怒りをぶつけて良い理由にはなりません。決して自分が悪い、と思わないでほしいと思います。
パワハラに耐えて苦しむ必要はないので、さっさと転職するか、全録音などで対抗することを考えた方が良いように思います。
私の場合はパワハラまでは行きませんが、なかなか退職を認めてもらえないので会話を全録音しました。結局その録音を使うことはありませんでしたが、念のため自分を守るためでした。
先輩や上司に電話を取り次ぐ
基本的には、受けた電話は取り次ぎますが、ときどき「折り返した方がいいのかな？」と迷うことがあると思います。そういう時の対応について書きます。
・折り返した方がいいかな？
そう思ったら、電話を一旦保留にします。
「〇〇ですね、確認しますので少々お待ちください。」と、このように先方に伝えて良いと思います。
・先輩や上司が真剣に話中のとき
会議とまではいかないけれど、真剣に話している様子のときは一旦電話を保留にして、このように取次ぎの確認をすると良いと思います。
→「〇〇さん、お話中すみません。××さんから電話なんですが折り返しますか？」
・昼休みの直前
昼休みに入るタイミングのときは、当然のように取り次ぐのは避けた方が良いと思います。これも一旦電話を保留にして、電話に出るのか、折り返すのか聞いてみましょう。
「〇〇さん、××さんから電話入っていますが、お昼中って伝えて大丈夫ですか？」と、このように聞いてみます。
すると先輩や上司は「うん、そうして」と答えやすいのでは、と思います。
出たい場合は、「いいや、出るからいいよ」という具合に返事をして受話器を上げると思います。
電話対応の基本については「会社の顔になる！電話対応とメモの基本を確認しよう◎」に書いていますので、よろしければこちらもご参考になさってください。
話しかけた後、聞く姿勢について
新人とはいえ必要以上に委縮しなくて大丈夫です。リラックスしてください。
質問することやミスがあることは当然なのです。教えることが先輩や上司の仕事でもあるのですから。
一方、覚えること、吸収することはあなたの仕事でもあります。何か教えてもらうときは必ずメモを取りましょう。
聞いて覚えられる自信があったとしても、軽くでも「メモを取っている」という姿勢は見せた方が人間関係は穏便だと思います。
口頭の説明を理解することが苦手な私はとにかく全部メモしようとしています。その場では理解せず、あとで振り返ります。
メモはひらがなとカタカナを多用して、自分にしか読めないような恐ろしく汚いメモです。
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