aoko's blog|藍染川オフィス

社会人の困りごとや解決方法をシェアするブログ

職場で話しかけるタイミングと話しかけ方がわからない新人さん必見◎ポイント解説

 

職場におけるコミュニケーションの1つ1つに戸惑うことはありませんか?

特に、働き始めたばかりの時期は先輩や上司へ質問する際に戸惑うことが多いと思います。

例えばこんなふうに・・・

「勢いよくキーボード打ってるけど質問していいかな?」

「すごい話し込んでるけど電話取り次いでいいのかな?」

 

慣れない職場での戸惑いを少しでも減らすことができればと思い、今回も私の経験ベースでポイント解説をしたいと思います。

 

中小企業は、業務全体はもちろん、働く人の意識もまだまだアナログです。

社内外の連絡や確認をチャットやメールのみで完結するということがあまり浸透していません。

そのため会話のタイミング等、諸々の悩みと迷いが生じています。

(もし、お勤め先が比較的若い会社で、メールやチャットのコミュニケーションが浸透しているのでしたら、この記事はお役に立てないと思います。)

私の経験談はまだまだアナログな中小企業のお話です。

 

目次:

 

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作業的な疑問を質問したとき

作業的な質問は基本的にはいつでも大丈夫です。

強いて言えば、キーボードを小気味よくダダダダッと打ちまくっているときは、上司が波に乗って仕事をしているかもしれませんので、その手が落ち着いてからが良いかもしれません。

しかしながら、それを待っていると仕事が進まない、というのは時間の無駄です。

話しかけてしまいましょう!

 

「〇〇さん、すみません。ちょっと××の操作でわからない所があるんですが・・・」

 

上司はきっと、手を止めてくれます。

どうしても忙しい場合は「一本メール打ち終わってからでもいい?」という具合に返されると思います。

上司本人の都合はその人自身が対応することですから、あれこれ推察するにも限界があります。質問してしまいましょう。

 

ミスやクレームに関する相談をしたいとき

ミスをしたり、クレームを受けた場合はすみやかに相談しましょう。

タイミングを待ったせいで手遅れになるのはとてもマズイです。いくらでも対処できるうちに速やかに相談することが最も大事です。

 

少し猶予がある場合は、機嫌が良さそうなタイミングを選びます。参考として私の考えるGOODタイミングとBADタイミングを挙げてみます。

 

GOOD

・昼休みの前(30分前あたりから)

・昼休みの後(終了から30分後位までが良いかも)

・仕事が上手くいっている様子のとき

・誰かと楽しそうに話していた(その10~20分後位)

 

BAD

・仕事でトラブルが発生した直後

・何やら電話で謝罪していた直後

・イライラしている、疲れている様子が窺えた直後

・帰る直前

・嫌いな人と話していた直後

(気分屋は困りますが、わかりやすい人だと話しかけるタイミングもわかりやすいですね。)

 

さて、念のためここで申し上げたいのですが、気分が悪いからといって上司の立場を利用して部下に当たりちらして良いわけではないことを忘れないでください。

例え、話しかけたタイミングが悪かったとしても、それが怒鳴ったり怒りをぶつけて良い理由にはなりません。

決して自分が悪い、と思わないでほしいと思います。

パワハラに耐えて苦しむ必要はないので、さっさと転職するか、全録音などで対抗することを考えた方が良いように思います。

私の場合はパワハラまでは行きませんが、なかなか退職を認めてもらえなかったときに会話を全録音しました。結局その録音を使うことはありませんでしたが、念のため自分を守るためでした。

電話を取り次ぎたいとき

基本的には電話を受けたら取り次ぎますよね。

でも、ときどき「折り返した方がいいのかな?」と迷うことがあると思います。

 

・折り返した方がいいかな?、と思ったら電話を一旦保留にしましょう。

「〇〇ですね、確認しますので少々お待ちください。」と、このように先方に伝えてから保留にします。

 

・上司が誰かと深刻そうに話しているとき

会議とまではいかないけれど、深刻な様子で話しているときは一旦電話を保留にして、以下のように取次ぎの確認をすると良いと思います。

「〇〇さん、お話中すみません。××さんから電話なんですが折り返しますか?」

 

・昼休みの直前

昼休みに入るタイミングのときは、当然のように取り次ぐのは避けた方が良いと思います。

一旦電話を保留にして、電話に出るのか、折り返すのか以下のように聞いてみましょう。

「〇〇さん、××さんから電話入っていますが、お昼中って伝えて大丈夫ですか?」と、このように聞いてみます。

 

すると上司は「うん、そうして」と答えやすいと思います。

出たい場合は、「いいや、出るからいいよ」という具合に返事をして電話に出ると思います。

 

電話対応の基本については「会社の顔になる!電話対応とメモの基本を確認しよう◎」に書いていますので、よろしければこちらもご参考になさってください。

聞く姿勢についても大切なポイントがある

新人とはいえ必要以上に委縮しなくて大丈夫です。リラックスしてください。

質問することやミスがあることは当然なのです。教えることが先輩や上司の仕事でもあるのですから。

一方、覚えること、吸収することは新人の仕事でもあります。何かを教えてもらうときは必ずメモを取りましょう。

 

聞いて覚えられる自信があったとしても、「メモを取っている」という姿勢は見せた方が人間関係は穏便になります。

 

勝手ながらお若い方のご活躍を願っています。