ビジネスメールの中でも、なるべく書きたくないジャンルがあります。客先への良くない報告とお詫び系です。
簡潔に書くのが基本ですが、お詫びと説明は丁寧にしましょう。
早速、例文を見ていきます。
件名：納期遅延の報告とお詫び／型番BBBB
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株式会社かきくけこ
田中様
お世話になっております。
あいうえおの斉藤です。
誠に申し訳ございませんが、下記ご注文分について
納期に遅れが出てきているためご報告申し上げます。
注文番号：A7777
型番：BBBB
数量：1,000個
ご希望納期：7月上旬 → 現状納期：7月末
状況としては、材料調達が遅れており生産スケジュールに
影響が出てきています。
現状の納期は、最短で7月末頃となる見込みです。
ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません。
大変恐れ入ますが、上記スケジュールにて引き続き
手配を進めさせていただきたくご調整いただけないでしょうか。
材料に関してですが、現地での需要が高まり調達の
リードタイムが大きく延びてしまったことが遅延の主な要因です。
弊社だけでなく他メーカーにおいても同様の問題が
起きているとの情報が入ってきております。
ご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。
以上、よろしくお願い申し上げます。
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株式会社あいうえお
営業部 斉藤令子
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 △△ビル1F
TEL: 03-0000-0000 / FAX: 03-0000-0000
email: aaaa@bbb.co.jp
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ポイントを解説していきます。
◎申し訳ございません
厳密なマナーではありませんが、申し訳ない気持ちは「申し訳ございません」と書くのが良いと思います。
社内であれば「申し訳ありません」でＯＫだと思います。これは今まで自分が受け取ったメールがそうだったから、という感覚的なもので正式なルールではないです。
◎どの分が遅延しているのか、明記する。
注文番号、型番、もともとの納期は最低限記載します。どの分が遅れているのか、相手側も自社のシステムで確認するでしょうから、わかりやすいようにメールに記載します。
情報不足だと、先方としてはどの案件のことを言っているのかわからない！という状況になり、余計にストレスを感じてしまうと思います。
（そうなるとアナタへの当たりも厳しくなるかもしれません・・・！）
◎まずお詫びと概況を説明します。後から詳しい遅延の要因について言及します。
避けたいのはダラダラと言い訳を並べて、肝心な納期がわからないというメールです。
◎調整してもらえないか、というお願いの姿勢でメールを書きます。
100％無理なことには変わりはないのですが、「無理です！ごめんなさい！」と報告して言い切るのではなく、あくまでお願いできませんか？という姿勢が大事ではないかと個人的には思います。
この辺は受け取り手の感覚にもよりますので、一概には言えませんが・・・。
◎「心よりお詫び申し上げます」や「重ねて～」でしめくくると、一層お詫び感のあるメールになります。
◎こういうトラブル系の報告をメールのみで済ますのはあまり良くないです。特に中堅・大手メーカー系や、昔ながらの中小企業、担当者がそこそこ年配風の場合は後から電話もした方が良いです。
新しい企業や若い世代はメールのみでＯＫ、むしろ電話は不要、という方もいらっしゃるようです。世代間ギャップというやつですね。上手に使い分けましょう。