aoko's blog|藍染川オフィス

社会人の困りごとや解決方法をシェアするブログ

希望納期の伝え方と前倒し調整のコツ◎事務職必須スキル

 

希望納期のより良い伝え方、ベストな納期回答をもらうための調整のコツについて解説します。

中小企業の事務員は、事務的な作業に留まらずちょっとした交渉も業務に含まれることがあります。調整の考え方は仕事全般に応用可能と思いますのでコツを覚えておくて便利です。

メール例文も載せました。

 

目次:

  f:id:blue_aoko:20190627142321j:plain

希望納期を急ぐ場合の依頼の仕方

「短納期」を希望する場合、どのように依頼するのが良いのでしょうか。一緒に考えていきましょう。

 

◆NGな書き方

まずはNG例から見ていきましょう。

抽象的な希望納期の表現は避ける必要があります。

例えば、[至急]や[A.S.A.P.(※)]という表現は適切ではありません。

※As soon as possible=できるだけ早く(外国との取引でよく見かけます)

 

具体的に日付を指定しない書き方は、要求が抽象的なため相手に判断を委ねている状態です。

「急ぎらしいけれど日時指定はないし、出来上がり次第でいっか」というふうに判断されてしまう可能性が高いです。(海外の取引先は特にその傾向が強いと思います。)

少なくとも「急いでほしい」という意図は伝わりにくいです。

 

人は判断を委ねられるのは苦手ですし、自分に都合の良いように解釈するものです。

この伝え方では、自分が望むような回答を得ることはまずもって無理でしょう。

 

▼良い書き方

では、どんな書き方が良いのでしょうか?

NG例をベースに考えるとおのずと導きだされるものがあります。

「日時を具体的に指定して書く」ということです。

その上で「早くして」と言いっ放しにするのではなく、相手のベスト納期を引き出すことを目標にします。

 

気持ちとしては[至急]と書きたくなりますが、ここは短納期を承知の上で日付を指定して書きます。

ただし日付を書くときには注意点があります。

通常リードタイム30日の製品について、例えば5日後の日付を書くのは明らかに無理な要求で相手にされないと思います。

ちょうど良いところで例えば15~20日後の日付を書いてみるのが良いかなと思います。

(この辺りは取り扱い製品によって妥当なラインが変わってくるかと思いますので、わからない場合は社内で相談してみてください)

 

このように日時を指定すると「さすがにリードタイム15日は無理だけど、20日ならできると思います」と相手が妥協案を出しやすくなります。

相手が返答しやすいように依頼することがポイントです。

 

これは外国への発注においても同じように言えることです。

個人的にA.S.A.Pは「マジでいつでもいい、どうでもいい」時以外は使わないつもりでいます。(もちろん、そんなケースは一度もありませんので、私は全く使ったことがありません。)

前倒しを進めるためのコミュニケーションのポイント

(1)前倒し依頼を受けた場合

顧客の「前倒し依頼」に対して、どのように回答するのが良いと思いますか?

納期短縮の協力を惜しまないとしても、短縮を「確約」してしまうのは避けましょう。

 

思うように前倒しができなかった場合、たとえこちら側に責任はなくても「あの時前倒しできるって言ったじゃないか!」と厳しいクレームが入る恐れがあり、後処理が大変です。

ひとまず下記のように回答するのが無難だと思います。

 

---------------------------------------------

恐れ入りますが、リードタイムは見積もりしたとおりです。

調整いたしますがお約束は難しいと思います。

申し訳ございませんが、一旦確認・調整の上ご連絡いたします。

---------------------------------------------

 

(2)自分が前倒しを依頼する場合

今度は、自分が「前倒しを依頼する」立場になったとき、どのように伝えるのが良いのか考えてみましょう。

 

ここでも具体的に日付を指定して依頼するのがポイントです。

※先ほども説明したとおり、あまりにも無茶な日程を指定すると、相手の協力を得られませんので良くないです。

 

---------------------------------------------

誠に恐れ入りますが、納期の前倒しをお願いしたくご連絡しました。

短納期で申し訳ございませんが、〇日に出荷していただくことは可能でしょうか。

客先の在庫状況がひっ迫してきており前倒しの依頼を受けています。

お手数ですが、ご確認とご調整のほどお願いいたします。

---------------------------------------------

ポイントは、一方的に「早くして」と言わないことです。

かいつまんで事情を説明し、なんとかなりませんか?と相談するつもりで依頼することです。

相手によっては長々と文章を書かれることを嫌がる場合もあるかもしれませんので、手短に相談しましょう。

 

(3)前倒しの結果を伝えるとき

無事に納期を前倒しできた場合でも、回答には注意点があります。

せっかく調整できたのですから、ベストの日程で連絡したくなるかもしれません。

しかし、ギリギリの日程を伝えてしまうと、万が一不測の事態が起きたときに苦しい立場になってしまうかもしれません。

天候不良による輸送遅延などはわりと頻繁に起こり得る事態です。特に台風シーズンなんかは遅延することが多いです。

 

生産や輸送に多少の遅れが生じる可能性を考慮して、数日の余裕をもって納期を伝えると後々トラブルになることを減らせると思います。

 

----------------------------------------------

調整の結果少し早まりまして、今のところ〇日納入予定となっています。

生産・輸送の状況により数日前後する可能性がありますので日程が確定したら改めてご連絡いたします。

恐れ入りますが、この日程にて引き続き進めさせていただきたく存じます。

----------------------------------------------

このように予防線をたっぷり貼っておいて損はありません。

 

万が一遅れが生じても余裕を持って伝えていれば、目に見える「遅延」は回避でき、客先に説明やら謝罪をしなくて済みます。

何より重要なこととして、例えば客先の工場の生産ラインが止まってしまうなどのトラブルを回避することができます。(工場で生産スケジュールが狂ってしまうことは、大きな損害に繋がりますので、なんとか回避しなければなりません。)

 

例文は「させていただく」や「誠に申し訳ございませんが」等の表現をしておらず、簡素にしています。

実際にメールを作成するときは、ご自身のいつもの言葉遣いに直して活用していただければと思います。

短納期の要求を受けたときの気の持ちようについて

短納期の要求に対しては諸々の思うところがありますが、ひとまずは「協力してあげる」という精神で対応しましょう。

見積もりには価格もリードタイムも明記したにも係らず、結局は「遅い」「もっと早く」という無理難題を当然のように要求されることが珍しくありません。

あまりにも横暴だと思うのですが、実態として発注側の立場が強く、一方的な要求は当たり前になっています。

 

取引先が大手になりますと、一層拒否することは難しく、こういう時は「相手も困っているんだな」と寛容な人物になったつもりで「協力してあげる」と良いと思います。

 

余談ですが、働き方改革って結局は大手最終顧客の無理難題を見直しさせることから始まるような気もします。

異常な短納期、過剰な品質要求がまかり通っているんですから、商流まとめてみんなブラックになっていくのは必然のように感じます。

最後に

自分の欲しい 【ターゲット】のちょっと上の要求をしてみる、といのがよく使われる交渉術です。これは価格交渉などでもよく使われます。

 

「相手が回答しやすいように」というのは特別なスキルというよりは、相手への配慮ですね。相手もまた人間だということへ理解がベースにあるかなと思います。

ビジネスにおいても、自分が相手の立場ならどう思うかと考えてみることは大事なことです。

たとえスキルとして知らなくても、相手の立場を考えることで依頼の仕方が変わり、仕事の質はアップすると思います。

 

お読みいただきありがとうございました。

夏が来る-わき汗の季節-【困りごとと対策】

久しぶりに新規で記事を書くのに、内容がまさかの「わき汗」バナシだなんて…。

でも今1番書きたいことなので、心の赴くままに書いてしまおうと思います!

 

一年中わき汗を気に病んでいる、正真正銘「わき汗ガチ勢」の私が日々の困りごとと自分なりの対策を紹介します。

かねてから気になっている「ボトックス」についても触れたいなと思います。

目次:

わき汗周りの困りごと

私がわき汗周りで日頃から困ったり、ストレスに感じたりすることをざっと挙げてみます。

・汗ジミ(一年中)

・汗が服に染みこみ匂う(一年中)

・服のわき部分が黄ばみやすい(特に夏の白T)

・汗が冷えて寒い(秋冬)

・わき汗のせいで選べない服が多い(一年中)

・わき汗パッドや制汗剤を買い続けなければいけない(経済的・精神的ストレス)

 

服選びのときにはいつも自分のワキを呪います。

手頃で可愛いと思っても、着られるかどうかは「わきの開き」次第なのです。

夏場は特にわきに布が密着するTシャツや、わき周りの狭いノースリーブはNGです。

冬はヒートテックを着ますのでわき汗パッドを貼ることができますから「とりまOK」です。

 

「とりあえずまぁ」とするのは、環境によってわき汗パッドを付けることが難しいことがあるためです。

狭い事務所でもくもくと仕事をするような環境では、動く度にパッドがこすれてシャカッ…シャカッ…という音が出てしまい気になって仕方ないのです。

わき汗パッドを貼れば全て解決、とはいかないところが問題の根深さを感じさせますね(;_;)

 

汗の対策

日ごろ私が行う汗対策を紹介します。

◆制汗剤

「デオナチュレ ソフトストーンW」を1年中使用しています。(家にこもる日はつけません。)

他の制汗剤を試したこともありますが、使い切る前に早々にデオナチュレに戻ってくる結果でした。特に資生堂のロールオンはガチ勢には向いてないんじゃないかと個人的には思いました。

 

◆夏の対策

「わきに隙間のある形、もしくはノースリーブを着る」これにつきます。

夏のわき汗はわき汗パッドではどうにもなりません。

言わずもがなですが、ガチ勢にとって「わき汗パッド付きインナー」はマジで無意味で何の役にも立ちません。

 

夏場は布がわきにくっ付かないようにするほかないと思います。

 

補足:ノースリーブを着るために

ノースリーブを気軽に着るために、個人的にはわきの脱毛をおすすめしたいです。

アフィリエイトはやっていませんから、宣伝ではありません。

私はワキ脱毛のおかげでノースリーブを着ることができて、本当に心が楽になりました。今は医療脱毛でもそこまで高額ではなくなってきているようですから、検討なさってみると良いと思います。

 

さて、脱線してしまいましたが、わき汗の話に戻りましょう。

 

◆わき汗パッド

パッドは夏以外ではとても有効だと思います。

特にヒートテック等のインナーを着る時期は便利です。

貼り方の工夫として、なるべく側面の縫い目をまたがないようにすると良いです。

側面の縫い目より手前、体の前側に来るようにするとズレにくいと思います。パッドがかなり前へ出てきてしまいますが、インナーに付けるので目立ちません。

それよりもズレにくいのが大事かなと思います。

 

先に書いたように、極端に静かな場所ではパッドのこすれる音が気になりますので、使用環境に注意は必要と思います。

 

◆汗の黄ばみ

汗が気になるときは、洗濯用のワイドハイター(酸素系)をわきにつけ置きしてから洗濯するようにしています。

ワイドハイターは緑色の容器で、ドラッグストアの洗剤コーナーにあります。

 

ボトックスに興味あり

自費診療になりますが、多汗症の治療にボトックス注射というのをご存知でしょうか。

美容皮膚科やふつうの皮膚科の美容メニューに「ボトックス注射」があります。

「1回打って治る」わけではないですし、その1回が高額ですから羨ましく思うだけで終わっていたのですが、最近はやや現実感のあるメニューのように思っています。

というのも、薬剤のメーカーによって「値段」はかなり変わってくるそうなんです。

 

信頼のおけそうな皮膚科の美容メニューで、比較的安価な韓国製のボトックス注射を提供しているのを見つけたのです。

メジャーなのはドイツ製(だったかな?)ですが、韓国製も効果に差はないそう。そのクリニックでは、患者さんにとってコスパの良いものとして提供しているようです。

「それならば…!」という気になっています。

 

諸々の事情で「今すぐ」とはいきませんが、少なくも非現実的なメニューではなくなったと個人的には思った次第です。

今年中には打てたらいいなぁなんて思います。

 

さて、今年も夏が近づいてきました。わきの開いたブラウスやTシャツは間に合っていますか?

昨年の服が黄ばんでないか確認してみましたか?

適宜買い替えたりして今年の夏を無事に乗り切りましょう。

 

お読みいただきありがとうございました。

事務代行を始める【貿易/一般/営業事務】

 

ココナラとランサーズで事務の代行を始めました。

始めるにあたっては、「貿易事務ブログの中で一番わかりやすい」とコメントをくださった方がいまして、それがきっかけと言いますか、背中を押されました。

 

一例として、インボイスのフォーマットは以下のような具合で用意しています。

  f:id:blue_aoko:20220418162331j:plain

昨今は当ブログのようにネット上に情報が豊富にありますから、スキル的には作成可能かもしれませんが、人手が足りないなどのさまざまな事情で代行業務を必要とされることもあるのかなと思います。

もちろん、慣れない手続きでお困りのケースもあるかと思いますので、そういった場合にはご相談なども承りたいと思います。

 

その他、一般的な事務、スライドショー制作も承ります。

スライドショーのサンプルは以下のYouTubeをご参考ください。

youtu.be

 

貿易/一般/営業事務の代行先をお探しの際は、ぜひご検討のほどよろしくお願いいたします。

===========================

藍染川オフィス

●貿易/一般/営業事務代行を承ります。

●各種書類、エクセル表など作成いたします。

●スライドショー制作

 ~オンライン事務員へお任せください~

===========================

下記リンクより「ココナラ」での出品状況をご覧いただけます。

coconala.com

貿易関係書類の作成を承ります 貿易取引の事務回りをサポートします!

aoko's blog 記事一覧

カテゴリ一覧

◎貿易事務 基礎知識、書類作成、フォーマット

◎事務、庶務系スキル 例文、エクセル関数、フォーマット、メール、電話対応

◎社会人スキル、生きる術など コミュ障な高卒社会人が考えた生きる術とか

◎囲碁・映画  趣味や雑多なこと

◎体の悩み 女性の体の悩みとか

◎発達障害の当事者と家庭 発達障害の共感話、ライフハック、家族問題

◎20~30代女性の家計簿 一人暮らし初期費用、生活費、毎月支出公開

◎スナック接客小ネタ 体験談、トーク

 

事務代行を始めました【お知らせ】2022.4

◎事務代行を始める【貿易/一般/営業事務】

貿易事務

カテゴリ: 貿易事務

貿易事務の基礎的な知識をフォーマット見本や例文を用いて解説しています。外国とのコミュニケーションに関する記事も書いています。

書類作成 (10)

◆Proforma Invoice(プロフォーマインボイス)とInvoice(インボイス)の区別

◆PACKING LIST(パッキングリスト)の書き方とフォーマット◎サンプル画像で確認

◆INVOICE(インボイス)の書き方とフォーマット◎サンプル画像で確認

◆INVOICE(インボイス)が2ページになった場合の書き方とフォーマット◎サンプル画像で確認

◆ケースマークの作り方◎小口貨物を会社から出荷する場合

◆0円のモノは存在しない!無償サンプルの送り方

◆有償のモノと無償のサンプルを一緒に送りたい

◆金型の費用は製品価値に含まれる!Invoiceの書き方

◆Debit NoteとCredit Noteの作成および処理の仕方-サンプル画像で確認

◆海外出張にサンプルを持って行く場合に必要なもの*ハンドキャリーのINVOICEとは?

◆Purchase Order Sheet(注文書)の書き方と発注方法◎フォーマットと例文で確認

貿易全般 (11)

◆国内輸送のコストやドライバー不足の話、納期管理まで◎貿易事務担当者が押さえるポイント

◆海外向けの小さい荷物送り方、国際宅配サービスの利用方法◎輸出の貿易事務

◆事務仕事で困らないくらいにインコタームズを知る◎負担範囲の概略イメージ

◆貿易事務を始める前に◎貿易の基本の話(知らなかったでは済まない話)

◆国際郵便のEMSについて◆荷物が届かないときの対処法なども解説

◆輸出商品の返品受付について/返品商品は外国貨物なのか?

◆複数の出荷元から1件の輸出貨物を作る方法◆保管倉庫が複数ある場合など

◆輸入商品を客先に直送したい*中間商社の注意点や送り方について

◆貿易事務に係る用語の紹介●初めてでもわかる

◆クーリエとフォワーダーの違い/容積重量の計算や使い分けの基準に

◆インボイス等貿易書類の取り扱い・保管について◎アナログな会社の貿易事務

コミュニケーション (2)

◆英語メール*発注・納期確認・キャンセル等シーン別の例文を紹介

◆希望納期の伝え方と前倒し調整のコツ*事務職必須スキル

貿易事務の仕事内容について (3)

◆英語ができないけど貿易事務に興味がある◎仕事内容や必要スキルについて

◆貿易事務の仕事内容*中小の輸出入商社のお仕事について

◆高卒社会人が貿易事務と出会って - 社会と世界と、繋がる

 

事務、庶務関係

カテゴリ: 事務、庶務関係

事務、庶務関係のスキルについてフォーマット見本や例文を用いて記事を書いています。中小企業の事務を想定しています。

事務全般 (6)

◆仕事のミス・漏れ・忘れ・遅延を減らす◎事務職として働くための工夫

◆小さい規模のカスタマーサービス、社内フロー図◎中小企業の雑務

◆その指示の一歩先を考えたことありますか?プラスαで応えよう、気配り上手な事務

◆マルチタスクが苦手でやるべき仕事を忘れる人へ*仕事を忘れないメモの取り方の提案

◆職場で話しかけるタイミングと何て話かけたら良いかわからない新人さん必見◎ポイント解説

◆口頭の指示や耳からの情報が苦手な人へ◎私のメモの取り方と質問の仕方

エクセル (5) 

◆Excel活用の一例◎厚生労働省の報道発表資料をもとに表・グラフを作る

◆最低限でOK、エクセルの関数を使いこなす◎関数を言葉に置き換えて理解する

◆Excelで在庫・注文を管理するフォーマット◎中小企業の日常業務にVLOOKUP関数が役立つ

◆スプレッドシートを活用してお小遣い帳を作る◎フォーマット画像とSUMIF関数も解説 SUMIF関数は事務スキルに応用できます

◆入力の繰り返しを減らす方法◎VLOOKUP関数の応用事例を詳しく解説

文書系 (2)

◆必須スキル?ビジネス文書の基本―送付状―

◆事務の定番業務◎取引先へ休業をお知らせをする 

ビジネスメール (4)

◆絶対にCCへ入れてはいけない人とは?一斉送信の方法

◆ビジネスメールの定型を知っておこう◎確認依頼、退職挨拶への返信 

◆遅延の報告とお詫びの例文◎ビジネスメール

◆言った言わないトラブルを回避、記録を残して自分を守る◎ビジネスメールの活用

電話対応 (3)

◆会社の顔になる!電話応答とメモの基本を確認しよう◎

◆電話対応に必須な伝言メモの作り方・フォーマット◎サンプルあり

◆一般のお客様の問い合わせ・クレームに対応する◎BtoBとの違い

PC操作基礎 (2)

◆正確性は『ダブルチェック』、スピードは『ショートカットキー』で 

◆アナタも〇〇のうるさい人かも?ブラインドタッチの基本

応用編(3)

◆スプレッドシートで作るおこづかい帳◎支出管理、予算設定、毎月精算ありver.   おこづかい管理が中小企業のちょっとした事務業務に応用できる部分があるかもしれません。

貧しい家庭と発達障害

カテゴリ: 貧しい家庭と発達障害

本人や家族が直面する問題について経験談を書いています。ADHDASDの診断を受ける前に書いた記事も少し混ざっています。

事例 (11)

◆「なぜ人の気持ちがわからない?」「あんたは冷たい」にちょっと言い返したい/発達障害(ASD)

◆子ども返り(?)している気がする◎うつと発達障害、治療の通り道

◆自閉症スペクトラム(ASD)の該当者は男女の駆け引きを理解しているか?

◆度を超えた先延ばし人間へ(徳井へ)◎遊んで食べて寝て、何がいけないの?byコジコジ

◆ASD、ADHDの特徴的な行動◎私の子ども時代

◆大人になってから発達障害の検査を受けた経緯◎うつ、不安、二次障害の裏にひそむ原因

◆心理カウンセラーの「セッション」を受けた話-発達障害とわかるまでの紆余曲折

◆話し声や物音を我慢するのは当然だと思っていた*聴覚過敏を知っていますか?

◆鼻をかんだティッシュをゴミ箱に捨てられない◎部屋を片付けましたPart3

◆料理の苦手意識、不安感を低減する工夫◎マルチタスクを辞める

◆床の上に物やゴミを置かないことを理解した(と思う)◎部屋を片付けました(喜)

思うところ (2)

◆貧困と発達障害の因果関係について-鶏が先か、卵が先か

◆私の主治医はメディアに出ない

家族 (8)

◆父の前歯がなくなっていた◎貧困の大人たちは歯の磨き方もケアの大切さも知らない

◆『動線を考える』ことを理解した(と思う)◎部屋を片付けましたPart2

◆『ケーキの切れない非行少年たち』に父、コジローを重ねる

◆コジロー、あなたはどんな子ども時代を過ごしていたの-父も発達障害だった可能性・・・

◆リアル・ジャイアンが父親だと辛い。DVや貧困の裏にある発達障害

◆突然死への覚悟か、治療の更なるサポートか-家族の病気(と発達障害)

◆学歴よりも「考えない」ことが深刻な問題×医療で不本意な損を被ることがある

◆毒親なのか、自分が未熟なのか?距離を置くのはむしろ良いこと 

貧しさ (6)

◆募金を「集金」されて困る子ども-日本の社会にいるようでいない人たち

◆厚意や支援を受け取らない権利はありますか、それは非常識ですか 

◆囲碁は考える力を養うことに役立つ◎貧困家庭のために

◆教育を受けていない人にありがちな「ただなんとなく」を辞める◎高卒社会人が囲碁と出会って

◆社会に出て初めて知ったこと。高卒というカテゴライズ、大卒の会社員がいること

◆高卒(中卒)と大卒-自分と何かが違う